tenue des registres comptables, y compris les factures des fournisseurs, suit des règles strictes. Celles-ci sont également réglementées par la loi. Des délais sont imposés aux entreprises pour permettre à l’Administration d’effectuer des contrôles afin de vérifier les informations déclarées et les documents conservés constituent des preuves en vertu de la législation. C’est pourquoi l’archivage des factures de ses fournisseurs fait partie des obligations des entreprises. La
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Plan de l'article
Qu’ est-ce qu’une facture fournisseur ?
En comptabilité générale, une facture est un élément indispensable pour prouver un achat ou une vente. Il agit comme un contrat entre deux parties : le client et le fournisseur. Cela atteste de la dette du client envers son fournisseur à la suite d’une transaction.
Chaque facture doit contenir des informations légales et des mentions obligatoires définies par l’article L441-3 du Code de commerce. Ces éléments sont les suivants :
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- les coordonnées du fournisseur ;
- Client les coordonnées ;
- Numéro de facture (ce doit être unique)
- Date d’émission de la facture ;
- le nom et la quantité des biens ou services fournis ou achetés ;
- Prix hors prix TVA et TVA (le cas échéant) ;
- Date (s) du (des) règlement (s) prévu (s) ;
- Pénalités applicables en cas de retard de paiement.
Les factures des fournisseurs sont des factures pour l’achat de biens ou de services. Une entreprise reçoit de ses fournisseurs toutes les dettes qu’elle doit payer et la date à laquelle elle doit procéder au règlement.
Source : Appvizer
Combien de temps pour conserver une facture fournisseur ?
Tous les documents relatifs à la comptabilité d’une société, c’est-à-dire tous les documents comptables, y compris les factures à conserver par la société, qui est appelé l’archivage de factures. Chaque document a une durée de conservation variable selon sa nature. La durée de conservation des documents relatifs à l’exercice d’une entreprise ou à l’archivage est fixée par la loi ou en fonction des périodes pendant lesquelles les autorités fiscales peuvent effectuer des contrôles.
Plusieurs types de factures existent :
- Factures Proforma ;
- Factures finales.
Le premier est délivré à partir de l’acte d’achat pour des raisons pratiques et à la demande explicite de l’acheteur. Il n’a aucune valeur juridique ou comptable et n’est pas obligatoire. Il est délivré à titre informatif et n’est en aucun cas définitif. La loi ne prévoit aucune obligation relative à la conservation d’un tel document.
D’ autre part, la facture finale est établie dès que la vente est effectuée, c’est-à-dire au plus tard lorsque les marchandises sont livrées ou que le service est fourni. Les originaux (papier ou numériques) ou copies de ces factures doivent être conservés 10 ans à compter de la date qui y est indiquée. Ils peuvent être stockés dans des liants ou sous forme électronique. Quelle que soit la méthode choisie pour archiver les documents de votre entreprise, avoir une bonne organisation est nécessaire pour les trouver facilement et rapidement, mais aussi et surtout pour ne pas les perdre.
Pourquoi conserver une facture fournisseur ?
Les sociétés doivent conserver leurs factures, que ce soit sur support papier ou électronique, afin de pouvoir apporter la preuve d’une transaction si l’Administration en fait la demande. L’archivage permettra aux entreprises de déposer, de conserver et de rechercher les factures des fournisseurs d’une entreprise pendant plusieurs années. Une facture avec plusieurs fonctions :
Une fonction juridique
Il constitue une preuve juridique concernant le service ou le produit vendu. Il constate également que le vendeur a le droit de réclamer, comme reçu.
Une fonction commerciale
Elle agit comme un contrat, précisant précisément les conditions de négociation d’une vente entre un client et son fournisseur, en particulier dans conditions du prix de vente et le montant total à payer.
Une fonction comptable
Il est nécessaire d’établir les comptes annuels : l’entité comptable doit donc être en mesure de fournir ces documents pour chaque opération financière écrite et reportée dans sa comptabilité.
Une fonction fiscale
Elle joue un rôle de soutien, notamment en ce qui concerne l’exercice des droits à la TVA, que ce soit pour la perception ou la déduction, mais aussi sur le contrôle fiscal.
Pour chaque entreprise, l’administration fiscale recommande que les factures fournisseur soient disponibles et facilement accessibles pendant au moins 10 ans, notamment en cas d’audit. La loi ne prévoit pas de sanctions spécifiques en cas de non-respect, mais des sanctions peuvent être applicables selon les circonstances. Les entreprises doivent donc conserver ces documents et les classer de manière organisée. Pour vous faciliter la vie, apprenez à collecter automatiquement vos factures fournisseur avec Libeo.
conditions du prix de vente et le montant total à payer.
Une fonction comptable
Il est nécessaire d’établir les comptes annuels : l’entité comptable doit donc être en mesure de fournir ces documents pour chaque opération financière écrite et reportée dans sa comptabilité.
Une fonction fiscale
Elle joue un rôle de soutien, notamment en ce qui concerne l’exercice des droits à la TVA, que ce soit pour la perception ou la déduction, mais aussi sur le contrôle fiscal.
Pour chaque entreprise, l’administration fiscale recommande que les factures fournisseur soient disponibles et facilement accessibles pendant au moins 10 ans, notamment en cas d’audit. La loi ne prévoit pas de sanctions spécifiques en cas de non-respect, mais des sanctions peuvent être applicables selon les circonstances. Les entreprises doivent donc conserver ces documents et les classer de manière organisée. Pour vous faciliter la vie, apprenez à collecter automatiquement vos factures fournisseur avec Libeo.
